在Access中可以很方便地从外部数据库中获取数据这些数据库包括现在所有的各种主流数据库像Dbase SybaseOracleFoxpro等这样你就不用去一个一个地重新输入原来的数据了在Access中可以用获取外部数据命令来获取外部数据库的数据这个命令包括两种方式导入和链接表对于不同的外部数据库可以用不同的获取方式而且在Access中不光可以获取外部数据还可以导出别的数据库就是将用Access建立的数据库保存为别的数据库形式像 FOXPRODBASE数据库等
单击文件菜单中的获取外部数据项弹出一个子菜单上面有导入和链接表两个选项我们单击其中的一个选项就可以实现导入或联接一个外部的数据库虽然这两个命令的功用都是打开外部的一个数据库并从中获取需要的数据但在使用上还是有差别的
在我们使用导入这个方法来获取外部数据时需要注意几个条件
一需要我们打开的数据库文件相对来说比较小而且不会被其他数据库应用程序的用 户频繁更改
二不需要与其他数据库应用程序的用户共享数据
三你正在替换以前的数据库应用程序而且不再需要以前的数据格式
四在使用其他数据库中的数据时需要最佳性能
使用链接表方法来获取外部数据时也需要注意几个条件
一需要打开的文件比较大甚至比本地Access数据库的最大容量（GB）还要大
二这个文件经常被其他数据库应用程序的用户更改
三必须在网络上与其他数据库应用程序的用户共享这个文件
四需要把应用程序分布到几个单独的用户那里而且你可能要不断更新开发的应用程序接口将应用程序与数据分开可以更容易地更新应用程序而不会干扰用户积累的数据
这就是为什么要在获取外部数据这个过程当中设置两种方法如果要用的数据库并不大但每天都可能要修改而且由几个人来修改不同的部分对于这种情况最重要的是每天都有新的数据要处理而单纯的将表导入进来由于在Access中开发新的系统需要一定的时间在这段时间内就有可能有新的数据输入进来开始导入的数据就有很多可能已经更新了所以这时使用链接表就不会出现这种问题干扰到别的用户积累的数据当然在Access中执行现在这台机器上的数据库文件是最快的使用链接常常会因为很多原因使你的工作变得很慢这点是你必须考虑的