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签名格式 - 职场 Email 礼仪

栏目:互联网时间:2014-10-10 08:00:01

作为一名研发人员,算的上是一名职业人士,必定拥有使用公司域名的邮箱。现如今,可能已经找不到没有电子邮箱的网民了。职业人士利用公司邮箱发送

邮件与私人信件有着很大区别,这是一个职场邮件礼仪的问题。也是在网上参考了一些资料,整理了下,记录下这些细节,也算是在职场细节方面的一个小总结。


“在商务交往中要尊重一个人,首先就要懂得替他节省时间”,电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间,只把有价值的信息提供给需要的人。

写Email就能看出其人为人处世的态度。你作为发信人写每封Email的时候,要想到收信人会怎样看这封Email,你想表达什么给对方,或者站在对方立场考虑。同时勿对别人之回答过度期望,当然更不应对别人之回答不屑一顾。



关于主题

主题是接收者了解邮件的第一信息,使用有意义的主题行,可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。

1.一定不要空白标题,这是最失礼的

2.标题要简短,不宜冗长,不要让Foxmail用…才能显示完你的标题

3.标题要能真反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题,如“王先生收”

4.一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情,以便于日后整理

5.可适当用使用大写字母或特殊字符(如“*!”等)来突出标题,引起收件人注意,但应适度,特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

6.回复对方邮件时,可以根据回复内容需要更改标题,不要RERE一大串。


关于称呼与问候

1.恰当地称呼收件者,拿捏尺度

邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌,也明确提醒某收件人,此邮件是面向他的,要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。

如果对方有职务,应按职务尊称对方,如“x经理”;如果不清楚职务,则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼,但要把性别先搞清楚。

2.Email开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写一个“HI”,中文的写个”你好”;结尾常见的写个BestRegards,中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。

俗话说得好,“礼多人不怪”,礼貌一些,总是好的,即便邮件中有些地方不妥,对方也能平静的看待。


关于正文

1.Email正文要简明扼要,行文通顺

Email正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍,然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

2.注意Email的论述语气

尊重对方,请、谢谢之类的语句要经常出现。

3.Email正文多用1234之类的列表,以清晰明确。

4.一次邮件交待完整信息

5.尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查

6.合理提示重要信息
不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。

7.不要动不动使用:)之类的笑脸字符。

BusinessEmail不是你的情书,所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合,比如现在-:)


附件

1.如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件

2.附件文件应按有意义的名字命名

3.正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时

4.附件数目不宜超过4个,数目较多时应打包压缩成一个文件

5.如果附件是特殊格式文件,因在正文中说明打开方式,以免影响使用

6.如果附件过大(不宜超过2MB),应分割成几个小文件分别发送

关于签名

1.签名信息不宜过多

电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息,但信息不

宜行数过多。你只需将一些必要信息放在上面。


以下是一般规范的签名格式:

Best Regards, (字体Arial, 字号10 磅, 加粗,)
------------------------------------------------------------(同上)
Kenny Wang (王延) (字体Arial, 字号小四, 加粗, 倾斜,)
BMSL D&F PROJECT TEAM(字体Arial, 10 磅, 加粗, 颜色(RGB(64,0,128)))
TEL: +86(755)8881XXXX (Direct) (同上)
FAX: +86(755)8881XXXX(同上)
Mobile: +86―135XXXXXXXX(同上)
E-mail: example@eternalway.com(同上,并设置成超级链接,方法请看下面内容)
MSN: example @hotmail.com(同上,并设置成超级链接,方法请看下面内容)
Address: 5/F,Sinotrans Bldg.Benhe Rd.,Huanggangkouan,Shenzhen,518033,China(字体Arial, 10 磅, 加粗)


本人的邮箱签名:




回复技巧

1.及时回复Email收到他人的重要电子邮件后,即刻回复对方一下,这是对他人的尊重,理想的回复时间是2小时内,特别是对一些紧急重要的邮件。对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理,但一般不要超过24小时。如果事情复杂,你无法及时确切回复,那至少应该及时的回复说”收到了,我们正在处理,一旦有结果就会及时回复,等等”。不要让对方苦苦等待,记住:及时作出响应,哪怕只是确认一下收到了。


2.回复不得少于10个字
对方给你发来一大段邮件,你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼,这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字,显示出你的尊重。

3.不要就同一问题多次回复讨论,不要盖高楼

4.要区分Reply和ReplyAll(区分单独回复和回复全体)

如果只需要单独一个人知道的事,单独回复给他一个人就行了

如果你对发件人提出的要求作出结论响应,应该replayall,让大家都知道;不要让对方帮你完成这件事情。

如果你对发件人的提出的问题不清楚,或有不同的意见,应该与发件人单独沟通,不要当着所有人的面,不停的RE来RE去,与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。

点击“回复全部”前,要三思而行!


5.主动控制邮件的来往
为避免无谓的回复,浪费资源,可在文中指定部分收件人给出回复,或在文末添上以下语句:“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考,无需回复”。


只发有必要的邮件,认真发邮件
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